המגבלות והסכנות משימוש בגיליונות אלקטרוניים לתחקור נתונים

חבילת Microsoft Office שהינה סטנדרטית בחברות רבות כוללת שני יישומים אקסל ואקסס.
במקרים רבים, במטרה לחסוך עלויות או כתוצאה מזמינות ונגישות, בקרים ומבקרים פנימיים משתמשים בכלים אלה במקום לבדוק ולמצוא את הכלי המתאים לניתוח.
להלן ציטוט ממאמר “Up and Away” באתר CFO.com, דצמבר 2008: "...בנוסף לכל תכונותיהם, גיליונות אלקטרוניים הם מקבילת ה IT למברג: שימושי למספר רב של דברים אך לרוב משתמשים בו למטלה הלא נכונה, משום שהוא קרוב וזול"
לגיליונות אלקטרוניים סיכונים מובנים ומגבלות רבות בהשוואה לתוכנות ניתוח נתונים ייעודיות. להלן הסיכונים המרכזיים:
• יכולות כלליות
• מגבלות גודל
• היעדר שלמות נתונים
• מגבלות ייבוא / ייצוא
• היעדר נתיב ביקורת
• אוטומציה מוגבלת
• חוסר יעילות

יכולות כלליות
חסרונות
אין באקסל פונקציונאליות בנויה מראש לביצוע משימות מוכוונות בקרה וביקורת.
להלן ציטוט ממאמר “Using Excel for Data Analysis” שהתפרסם בבית הספר לבריאות הציבור באוניברסיטת מסצ'וסטס, פברואר 2007: "למרות שאקסל הוא גיליון אלקטרוני מצוין, הוא אינו תוכנה סטטיסטית לניתוח נתונים. בכל הכנות, הוא מעולם לא תוכנן להיות כזה. זכור כי ה- Tool Pak לניתוח הנתונים הינו תוסף המאפשר מספר חישובים מהירים ולכן אין הפתעה בכך שהתוכנה מתאימה לצרכים להם נבנתה: ביצוע חישובים מהירים".
מדוע IDEA מתאימה יותר:
תוכנת IDEA נבנתה במשרד מבקר המדינה הקנדי עבור בקרים, מבקרים פנימיים וחוקרי מעילות. התמקדות בצרכים של אוכלוסיה זו הביא ליצירת יכולות מובנות ספציפיות לבקרה וביקורת ולהשגת יעדי ומטלות הביקורת. בעזרת IDEA לבקרים ומבקרים יש את כל היכולות הבאות בקצות האצבעות, ויותר:
• Compare Databases
זיהוי הבדלים בשדה נומרי אחד בין שני בסיסי נתונים, על פני שדה מפתח מוגדר. לדוגמא השוואה בין נתוני תכנון לנתוני ביצוע עפ"י מספר פרק בספר התקציב.
• Join Databases
צרוף שדות משני בסיסי נתונים לבסיס נתונים יחיד, לבחינה, או בחינת זהות ושונות נתונים בין מערכות
• Append Databases
צירוף (חיבור) בסיסי נתונים לבסיס נתונים אחד לניתוח משותף. ניתן לצרף עד32,768 קבצים במהלך אחד. לדוגמא צירוף 12 קבצים מפורטים של נתוני השכר לקובץ שנתי.
• Visual Connector
יצירת בסיס נתונים אחד ממספר בסיסי נתונים להם שדות קשר משותפים
• Extractions (Direct, Key Value, Indexed, Top Records)
איתור פריטים העונים לקריטריונים מוגדרים – סוג הבדיקות הנפוץ ביותר.
• Gap Detection
איתור פריטים חסרים ברצף / בטווח נתון של נתונים נומריים, טקסטואליים או תאריכיים, בבסיס נתונים.
• Duplicate Key Detection
זיהוי רשומות שיש/אין להן כפילות על פני שדה אחד או צירוף של עד 8 שדות
• Duplicate Key Exclusion
איתור רשומות כפולות בבסיס נתונים, אך רק כאשר הוגדר שדה נוסף בו הערך שונה. לדוגמא, מספר ספק זהה לספקים בעלי שמות שונים
• Summarization
צבירת ערכים של שדות נומריים לכל מפתח ייחודי. לדוגמא, צבירת ערכי קובץ זכאים (Accounts Payable) עפ"י מספר חשבון (המפתח) וסכימת סכומי חשבוניות לתוצר של סך המחויבות לכל מוטב כבסיס נתונים ו/או תוצאה. בפעולת הסכימה ניתן להגדיר רשימה של פרטים ייחודיים (מפתחות) בבסיס הנתונים, מספר הרשומות לכל מפתח וערכי סה"כ לשדה נומרי אחד או יותר בכל מפתח
• Stratification
פילוח אוכלוסייה לקבוצות כגון גיל, מין, מצב משפחתי וצבירת הרשומות מבסיס הנתונים לשכבות השונות. בסכימת מספר הרשומות והערכים של כל שכבה ניצור פרופיל של הנתונים ולאחר מכן לבחון סטיות מערכים להם מצפים. ניתן ליצור עד 1000 שכבות.
• Field Statistics
הצגה אוטומטית של מידע סטטיסטי לגבי כל השדות הנומריים, תאריך וזמן בבסיס הנתונים. נתונים אלה זמינים עבור כל רשומות בסיס הנתונים גם כאשר מופעל קריטריון סינון.
• Chart Data
תכונה זו מאפשרת הצגה מיידית לגרף של הנתונים. ניתן להשתמש בתכונה ליצירת גרפים לנתונים השמורים בבסיסי נתונים ואף ליצור גרפים של תוצאות ניתוח.
• Sampling
בתוכנת IDEA מספר שיטות דגימה יחד עם היכולת לחשב את גודל המדגם בהתאם לפרמטרים שהוזנו ע"י המשתמש ועד להערכת תוצאות הדגימה.

מגבלות גודל
חסרונות
לאקסל יכולת טיפול מוגבלת בקבצים. באקסס ניתן לטפל בטבלאות עד 1 GB ובבסיס נתונים של עד 2 GB.
מדוע IDEA מתאימה יותר:
אין מגבלה בתוכנת IDEA למספר הרשומות בבסיס נתונים ! גודל הדיסק הקשיח הוא המגבלה הרלוונטית. בגרסת שרת ניתן לטפל בקבצים עד לגודל 1.8 הקסה בייט!
IDEA מסוגלת לקרוא ולעבד מיליוני רשומות בשנייה.
היעדר שלמות נתונים – Lack of Data Integrity
חסרונות
באקסל לא נשמרת שלמות בסיס הנתונים, כלומר, ביצוע מיון על מספר שדות עלול לנתק את הקשר בין הרשומה ולבין המידע בשדה השייך לאותה רשומה. אקסל לא מבוסס על הקונספט של בסיס נתונים ולא מתקיים בו העיקרון של שמירה על שלמות הנתונים.
מדוע IDEA מתאימה יותר:
לא ניתן לשנות מבנה נתונים הנקלטים בתוכנת IDEA. התוכנה שומרת על נתוני המקור בכך שהיא מאפשרת לקרוא ולעבד אותם רק בגישת Read-Only. כך נמנעים שינויים לא רצויים ונשמרת שלמות הנתונים.

מגבלות ייבוא / ייצוא
חסרונות
אקסל מסוגל לקרוא ולקלוט מספר קטן של סוגי קבצים. קשה לקלוט ולהגדיר מגוון של סוגי נתונים. תוכנת אקסס לא תומכת בקליטת קבצי EBCIDIC שמקורם בסביבת Mainframe.
מדוע IDEA מתאימה יותר:
התוכנה מאפשרת לייבא ולייצא נתונים לגוון פורמטים. אקסל מאפשרת לקלוט נתונים רק מהמקורות הבאים: Excel, XML, Text, Access, dBASE.
IDEA מאפשרת קליטת נתונים מהמקורות הבאים: Excel, XML, Text, Access ,dBASE AS400, ODBC, Print Report, PDF, SAP/AIS.

היעדר נתיב ביקורת
מהו נתיב ביקורת (Audit Trail) ?
קיימות הגדרות רבות שונות באתרי אינטרנט ובספרות מקצועית. הגדרות אלה מסתכמות לעובדה שתהליך שבוצע כגון קליטת קובץ, סינון רשומות עפ"י קריטריון, שליפת רשומות או כל פעולה אחרת, ניתן לחזור עליהן באופן הדיר מאחר וקיים תיעוד לפעולות שבוצעו (לוג היסטוריה).
חסרונות
לאקסל ולאקסס אין לוג לפעולות שבוצעו

מדוע IDEA מתאימה יותר:
התוכנה יוצרת רישום של כל הפעולות וכל השינויים שבוצעו על כל בסיס נתונים

אוטומציה מוגבלת
מהי אוטומציה ולשם מה היא נדרשת?
אוטומציה בבקרה וביקורת היא היכולת לתעד תהליכי ניתוח לשם איתור חריגים, באופן שניתן יהיה לחזור על הפעולה, אוטומטית, בלחיצת כפתור אחת, על בסיסי נתונים חדשים. אוטומציה היא כלי אפקטיבי בעת מעקב תיקון ליקויים ובביקורת רציפה / דוחות בקרה על בסיס תקופתי.
חסרונות
למשתמש קצה באקסל שאינו תכנת קיימת יכולת מוגבלת ליצירת תהליכים אוטומטיים. הכלי היחיד שעומד לרשותו הוא Record Macro
מדוע IDEA מתאימה יותר:
למשתמש קצה ללא ידע או הבנה בתכנות המשתמש בתוכנת IDEA מספר כלים ליצירת פרוצדורה אוטומטית: העתקת פעולות מתוך ה Audit Trail – היסטוריית הפעולות שבוצעו על טבלה, הקלטת סדרת פעולות בעת הקלדה (Record Macro), העתקה מתוך סקריפטים אחרים ושימוש ב Project Overview ליצירת פרוצדורה אחת מתהליך ביקורת שלם.

חוסר יעילות
קיום מעקב באקסל על הפצת גרסה עדכנית של קובץ עלולה להיות במקרה הטוב לא יעילה ולרוב מקור לטעות.
כל הפעולות באקסל מנוהלות ב RAM. אקסל נדרש למשאבי מחשוב רבים כאשר בקובץ מעל לשלושים אלף רשומות.
מאמרים בשנתיים האחרונות באתרים כגון CFO.COM ו EuSpRIG.org מצביעים על שגיאות חוזרות ונשנות בגיליונות אקסל הגורמות לנזקים במיליוני דולרים:

“Internal Auditors Target Spreadsheets”, CFO.com - July 9, 2010,
“Spreadsheets: Fear No Evil” - CFO.com - September 25, 2007,

רלוונטי במיוחד הוא מחקרו של Stephen Powell מאוניברסיטת דרטמוט, ניו המפשייר אשר בחן במשך 3 שנים את הנושא של "spreadsheet engineering" ובדק 25 גיליונות אלקטרוניים "חיים" שסופקו ע"י 5 חברות. ממצאיו היו:
• נמצאו 117 שגיאות ב 16 מהגיליונות,
• רוב השגיאות שינו ערכי תאים בפחות מ 10%, אך במונחים אבסולוטיים שגיאות בשבעה מהגיליונות הצטברו למיליוני דולרים ובמקרה אחד מאות מיליוני דולר,
• נמצא חוסר עקביות בתכנון הגיליונות
• הזמן המבוזבז על גיליונות מתוסבכים הוא בעיה משמעותית יותר משגיאות
"Time wasted working with awkward spreadsheets is a more significant practical problem than errors."
ספק תוכנה אחד ניסח זאת בבהירות:

"Once information leaves a centralised data warehouse and makes its way on to a spreadsheet, "all hell breaks loose."

בסקר על מעל ל 100 חברות רב לאומיות בארה"ב נמצא כי ב 98% מהחברות נמצאו שגיאות מהותיות בגיליונות המרת המט"ח. השגיאות כללו חישובים חלקיים/חסרים ותאים ריקים בהם לא הוזנו פרמטרים והכנסות. ממצא חמור אף יותר היה שב 13% מהממצאים, חברות הפכו את הערכים שהוזנו מחיובי לשלילי ולהיפך.

“Excel Risks Go Undetected, Busineses Warned” - NetworkWorld.com - March 12, 2008

"Microsoft never intended Excel to be an enterprise application. Users are today placing undue trust in Excel, and errors go undetected for a long time," said Ewen Ferguson, senior manager at risk consultancy Protiviti, in a presentation at the European Computer Audit Control and Security Conference in Stockholm.

מדוע IDEA מתאימה יותר:
בתוכנת IDEA ניהול הקבצים מתבצע באמצעות מנהל קבצים – File Explorer וכל פעולה לרבות משלוח קובץ לנמען נרשם בלוג.