אני משתמש באידאה לצורך הפקת נתונים עבור ביקורת של משרד רואה חשבון.

עיקר העבודה היא בסגירת שנה, הפקת קבצים ממערכות ה MF  לקבצי אקסל.
כל קובץ בגודל של מעל 5 מיליון רשומות.

היתרון של IDEA בעיבוד קבצים אלו מתחיל כבר בקליטת הקבצים. הקבצים נקלטים בקלות ובמהירות. IDEA מתמודדת, ללא שום בעיה, עם שדות של ה MF מסוג Packed ומסוג Binary.

הקליטה מתבצעת על ידי הגדרת מבנה הקובץ, המבנה ניתן לשמירה לשימוש חוזר, מה שמקל על קליטה נוספת של קובץ במבנה זהה.

לצורך השליפות יש צורך לבצע:

• Join בין קבצים, Append למספר קבצים,
• לאחר מכן שליפת נתונים לפי חתכים כמו Top Records Extraction ו Rand Sample.
• ביצוע חישובים כמו Summarization לפי שדות שונים.

את השליפות האלו צריך לבצע למעל 30 סוגי קבצים.
היתרון הגדול של IDEA הוא שכל מה שציינתי ניתן לבצע על ידי מקרו (MACRO). ניתן להקליט כל פעולה למקרו, השפה היא VB שמי שיש לו גישה לתכנות, יכול לערוך בקלות. אני משתמש במקרו שקולט את הקובץ לסביבת אידאה, ומבצע את כל העיבודים לשליפה.

לסיכום: לדעתי IDEA תוכנה מאוד ידידותית, העבודה בה היא אינטואיטיבית קלה ופשוטה.

משה בן עזרא

משנת 2009 השימוש בתכנת IDEA  הינו חלק בלתי נפרד מעבודת הביקורת.  במהלך השנים בוצעו עבודות ביקורת – ניתוח וחקר נתונים בתחומים מגוונים הנוגעים ברוב תחומי פעילות הרשות. [כגון: בקרת שכר, ניהול רכש ומצאי, תשלום לספקים, ניהול מערך אגרות והיטלים וחיוב בגובה ארנונה, מוקד עירוני, רשות חניה, רישוי עסקים, העמקת הגבייה בארנונה, התחשבנות מול משרד החינוך – גנים, התחשבנות בין הרשות לבין משרד הרווחה, מתנ"ס, ניהול תקציב בלתי רגיל, ניקיון ושיפור פני העיר, פיקוח על הבנייה].

שימוש עצמי באמצעות התכנה, בזמינות רציפה הובילה החל משנת 2009 לחיסכון המוערך בגובה  מאות אלפי שקלים וזאת במידה וביצוע ניתוח וחקר הנתונים היו מועברים לקבלת שירותי מיקור חוץ. כמו כן, מיומנות בעבודת תכנת ה- IDEA  מאפשרת למבקר במידה והחליט לקבל שירותי מיקור חוץ  לניתוח נתונים בתחום מסוים לוודא כי הממצאים שהוגשו לו אכן משקפים את המצב בשטח ותואמים את הבדיקות ושלמות  קבצי הנתונים שנבחרו על ידו.

היתרונות המרכזיים בעבודת חקר וניתוח נתונים באמצעות תכנת ה- IDEA כלי CAATT  על פני שימוש בגיליון אלקטרוני: א. תכנון הביקורת. ב. קליטת קבצים: 1. אין מגבלה של מגוון סוגים וגודל קבצים – אוכלוסייה מלאה: עומק הביקורת, קליטת קבצי מקור ללא שינויים. 2. תהליך הניתוח מאפשר הצגת נתונים על סמך העיבודים באופן אוטומטי, כגון: סטטיסטיקה, גרפים וטבלאות. 3. איתור שגויים.  ג. קיום נתיב ביקורת – תיעוד היסטורי  של כל תהליך הניתוח (אפשרות שימוש גם בעתיד למעקב אחר עבודת הביקורת), יכולת החזרה, קבלת תרשים / טבלת פקודות, תהליכים שבוצעו. ד. שימוש בסקריפטים- פרוצדורות אוטומטיות לביצוע עבודות ביקורת דומות בעתיד ומעקב אחר תיקון ליקויים. ה. אפשרות חיבור בין קבצים מאפליקציות שונות / יחידות שונות ללא תאימות באפליקציות, על פי שדה מפתח משותף. ו. ביקורת על תהליכים ארגוניים מלאים.

מסקנה שעולה מביצוע עבודות ביקורת רבות בהם נעשה שימוש בתכנת IDEA , ניתן לקבוע שאנו נמצאים בעידן בו השימוש במאגרי מידע לניהול כלל התחומים הינו חלק בלתי נפרד מעבודת הרשות וכי לא ירחק היום בו עבודת ביקורת איכותית הינה כמעט בלתי אפשרית ללא שימוש בתכנת CAATT  לניתוח נתונים.

 בכבוד רב

גבי וענונו,  מבקר העירייה ונציב תלונות ציבור                                                                 

בעולם הנתונים כיום אנו מוצפים במידע עסקי בהיקפים עצומים וממקורות שונים.
תוכנת IDEA מאפשרת ניתוח והצלבת נתונים בהיקפים גדולים ומציעה פתרונות שאינם ניתנים לביצוע בכלים הסטנדרטים בארגון, כל זאת תוך עבודה ידידותית וקלה גם למשתמש שאינו בעל כישורים טכנולוגיים.

התוכנה נמצאת בשימוש גורמים שונים בארגון שמשתמשים בה באופן יומיומי, חלק מהשימושים שמבוצעים:

• ניתוח נתונים תפעוליים לצורך דיווחים פנימיים וקיום אמצעי בקרה על ידי גורמים באגף התפעול.
• ניתוח נתונים לצורכי דיווחים נלווים באגף הכספים.
• בחינת נאותות הנתונים על ידי גורמי בקרה שונים בארגון

בביקורת הפנימית כל אחד מעובדי הביקורת הוכשר לנתח נתונים, לבצע הצלבות בין מאגרי מידע שונים לאתר חריגים, לבצע בדיקת שלמות ועוד.

לא פחות חשוב הוא התמיכה בשימוש ב IDEA : דן נתניהו זמין עבורנו בכל עת לפתרון בעיות, הדרכה וסיוע בפיתוח כלים נלווים.
בנוסף יש לציין את אתר התמיכה של חברת Caseware שכולל מידע רב בו ניתן להיעזר.

אני ממליץ בחום על שימוש בתוכנה

אלי הלל, המבקר הפנימי מנורה מבטחים פנסיה וגמל

מערכת IDEA משמשת אותנו ברמה יומיומית לעיבוד וניתוח נתונים בביקורת.

המערכת נותנת מענה מצוין לשלב לימוד נתונים בעזרת פונקציות כגון Field Statistics ו-Discover המספקות מידע רב על הנתונים בצורה ויזואלית, נוחה ומהירה.

המערכת מספקת סט כלים רחב לביצוע בדיקות איכות נתונים, איתור אנומליות, בחינת מגמות ועוד. זאת תוך שמירת לוג ביקורת מובנה שמאפשר לשחזר בדיעבד בדיקות שבוצעו.

מלבד פונקציות ניתוח בסיסיות, IDEA מספקת יכולת לבצע בדיקות ייחודיות לביקורת כגון benford's law, Fuzzy duplicates ועוד שנותנות ערך מוסף לבדיקות שלנו בתחומי ביקורת שונים.

בעזרת מערכת IDEA אנו יכולים למקד ביקורת למוקדי סיכון אותם אנו מזהים מניתוח נתונים בהיקף גדול, לעייל את עבודת הביקורת ולהציף ממצאים מדויקים ורלוונטיים יותר.

אנו רוצים להודות ל-IACS ובפרט לדן נתניהו על תמיכה ומענה מהיר ומקצועי לכל פניותינו.

אריק פיסמן, רו"ח, CISA, CRISC,  מנהל מחלקת ביקורת IT, מערך הביקורת הפנימית

IDEA הנה מזה 6 שנים תוכנת תחקור הנתונים שלנו.

ידידותית, היקף עצום של פונקציות מובנות שימושיות החוסכות משמעותית בזמן העבודה ולקינוח שירות 24/7 מכל הלב.

ממליצה בחום!

אחד מהתהליכים שאנו מבקרים ידנית, באופן שוטף חייב אותנו להשקיע בכל חודש מעל ל 20 שעות עבודה בקליטת הנתונים, עיבודם וסימולציות לאיתור חריגים. סקריפט אוטומטי לתהליך ביקורת מלא קיצר את הטיפול החודשי בנושא מורכב במעל ל 20 שעות

חסכון בעזרת תוכנת IDEA!
רכשנו רישיון בתוכנת IDEA גרסה 9 לפני כחודשיים. אחד מהתהליכים שאנו מבקרים ידנית, באופן שוטף חייב אותנו להשקיע בכל חודש מעל ל 20 שעות עבודה בקליטת הנתונים, עיבודם וסימולציות לאיתור חריגים.
במהלך ההדרכה על תוכנת IDEA למדנו לאחרונה ליצור פרוצדורה אוטומטית לניתוח תהליך מלא משלב קליטת הקבצים ועד לחתכי מידע משמעותיים וסכימה.
בסיום ההדרכה ניתחנו יחד עם IACS את תהליך הבקרה הידני לעיל, ובנינו נוסחת חישוב לייצור פרמטר מרכזי בתהליך הבקרה.IACS סייעה לנו בזמן קצר ליצור סקריפט אוטומטי לכל התהליך אשר קיצר את הטיפול החודשי בנושא במעל ל 20 שעות אדם. שעות שהושקעו בהרחבת הבקרה לנושאים נוספים.