אחד המרכיבים המשותפים בכל ארגון הוא שכר העובדים, אשר לעיתים קרובות מהווה מקור לשגיאות, הונאה וגניבה, עקב שינויים כגון רגולציות מס מורכבות, מעקב זמנים, נוכחות, שכר מבוסס תמריצים ושינויי חוזה שכר. בנוסף, כמות ותדירות גבוהה של תנועות המרכיבות את השכר, הופכות אותו לתהליך מסובך להערכה.

על פי ACFE) Association Of Certified Fraud Examines), חברות מפסידות כ-5% מהרווח השנתי שלהן בממוצע במגוון תסריטי הונאה שונים, כאשר הנפוצים שבהם:

  • עובדים פיקטיביים [ Ghost employees]: הוספת עובדים פיקטיביים המקבלים שכר.
  • תשלומים חורגים: הגשת תביעות שכר בגין שעות נוספות פיקטיביות
  • עמלות מכר: הגדלה פיקטיבית של ערך המכירות הגוררת גידול בתשלום עמלות מכר.
  • שינוי פרטי עובד: ביצוע שינויים לא מורשים לרשומות עובד, הגוררות תוספות תשלום.

ניטור רציף של פעילות בנושא השכר לאיתור חריגים כמוגדר להלן, סמוך ככל הניתן למועד ביצוע השינוי בפרטים המהותיים מאפשר את תיקון החריגה ואף את מניעת הדימום הכספי. לצורך הניטור השוטף נדרשת התממשקות למערכות התפעוליות / העברה רציפה של קבצים ממערכת ניהול המשאב האנושי, וממערכת ניהול הנוכחות. הנתונים בקבצים נדרשים לאיתור שינויים בלתי מורשים שבוצעו בשכר. בנוסף, נדרשת העברה שוטפת של קבצי ריצת השכר, לפני העברה לבנק ותנועות לספר הראשי.

יתרונות הניטור השוטף:

  • הקטנת תשלומים שגויים
    זיהוי הונאות פוטנציאליות ושגיאות שכר עוד לפני העברתם ליחידת השכר.
  • הקטנת מספר ההפרות של אי הפרדת סמכויות [SoD]
    זיהוי כל ההפרות הפוטנציאליות של אי הפרדת סמכויות, פרטי עובד ובנק וקודי שכר בסמוך להתרחשותן.
  • אסקלציה
    שגיאות הגורמות לחריגים מוערות תחילה לגורמי התפעול בארגון האחראים לתיקון. באיתור תיקונים חוזרים, בהרצה לאחר פרק זמן שנקבע לכל סוג ליקוי, מועברת הבעיה לגורם ניהולי גבוה יותר.

רשימת תיוג לפעולות ניתוח על הנתוני

פעולות חשודות

אי תשלום לעובדים פעיליםאיתור עובדים פעילים שלא משולם להם שכר הבסיס
תשלומים שבוצעו לאחר סיום חוזהאיתור עובדים ששלומו להם כספים לאחר תום תקופת ההעסקה
עובדים פיקטיבייםאיתור תשלומים ששולמו לעובדים. תשלומים שאינם מתאזנים עם נתונים עצמאיים על העובדים
תשלומים חריגיםאיתור עובדים להם משולמים סכומים חריגים (למעלה ולמטה)
שינויים בשכר בסיסאיתור שינויים בשכר הבסיס ובתעריפים

 חריגות שעות נוספות

חריגות משעות נוספות מאושרותאיתור עובדים שהגישו נתוני נוכחות המוגדרים כחריגים
חריגה מתעריפי שעות נוספותאיתור תעריפי שעות נוספות חריגים בהם נעשה שימוש לחישוב שכר ש"נ

שינויים בנתוני אב

שינויים בחשבון בנקאיתור עובדים שבוצעו שינויים במספר חשבון הבנק שלהם
הוספה או גריעת עובדיםחיפוש עובדים שהוספו, נגרעו או בסטאטוס לא פעיל, בשכר לאורך זמן
הוספת קודי שכרדיווח על רכיבים [קודים] שנוספו לשכר לאורך זמן
שינויים בשיטות מיסויאיתור כל שינוי בשיטת חישוב המיסים וההפרשות בשכר
הפעלה מחדש של סעיפי [קודי] שכר מבוטליםאיתור כל רכיב שכר שלא נעשה בו שימוש לאורך זמן והופעל מחדש

חריגים בנתוני אב

כפילויות בפרטי חשבון בנקאיתור כל המקרים בהם לעובדים שונים אותו חשבון בנק
חוסר בפרטי חשבון בנקדיווח על כל המקרים בהם חסרים פרטים בחשבונות הבנק
תשלומים כפוליםאיתור כל המקרים בהם קיים חשש לתשלום כפול לעובד
כפילויות בנתוני מסאיתור כל המקרים בהם נתוני המס מתנגשים ו/או כפולים
שגיאות בקודי המסאיתור כל המקרים בהם הקוד למס לא תואם למבנה הקוד

הרשמה

שכחת סיסמה?

שינוי גודל גופנים
ניגודיות