כניסה לשווקים זרים עשויה להביא לגידול ברווח. אך ללא הערכות לסכנות, הכניסה עלולה לגרור פגיעה במוניטין וקנסות שעשויים לגבור על הגידול ברווחים.
הצעת שוחד כדרך לביצוע עסקים אינה שיטה מקובלת כבר מספר עשורים. בארה"ב לדוגמה, משרד המשפטים (DOJ), הועדה לניירות ערך (SEC) והלשכה הפדרלית לחקירות (FBI) יצרו צוותים מיוחדים שכל ייעודם אכיפת ומניעת שחיתות תחת חוק FCPA (Foreign Corrupt Practices Act). לפי חוק זה, אסור מתן שוחד לפקידי ציבור ע"י כלל החברות השייכות לבורסה. חוקים דומים קיימים בארצות נוספות, כגון קנדה, ואף קיימים בגרסאות חמורות יותר כגון החוק בבריטניה, UKBA (United Kingdom Bribery Act), אשר אוסר גם על מתן שוחד בסקטורים פרטיים ולא רק ציבוריים.
הסתמכות על נהלים ומדיניות בלבד היא גישה מסוכנת אשר אינה מבטיחה היענות מלאה לחוק. היענות אפקטיבית דורשת ניטור פעיל של הנתונים והתנועות העסקיות, על מנת להבטיח הענות מלאה לחוק ולזהות במהרה ובטרם עת נקודות פוטנציאליות לאי-הענות לחוק. ההגנה הטובה ביותר כנגד טענות של שוחד, היא להטמיע תהליכים מתאימים שיוכיחו כי נעשו בדיקות ומאמצים למניעת השוחד.
נדרש לזהות פעילויות חשודות או תבניות פעולה לא תקינות, בטרם הן גורמות נזקים לחברה, באמצעות: תובנות מדויקות ומעודכנות - יצירת מידע עקבי, מתוזמן ומדויק לבעלי ההחלטות בחברה ושימור מענה לחוק תוך כדי הטמעת שינוי לביצוע שינויים עסקיים בבטחה, תוך כדי שמירה על ניטור התהליכים בכל נקודת זמן.
להלן דוגמאות למספר בדיקות ניטור:
ניטור ספק:
- זיהוי ספקים לא מורשים, או ספקים שנתוניהם שונו ע"י עובדים לא מורשים.
- זיהוי ספקים שהמוטב לתשלום שונה מספר מוגדר של פעמים בזמן מוגדר של מספר ימים.
- זיהוי ספקים שמספר חשבון הבנק שונה מספר מוגדר של פעמים בתקופה מוגדרת.
- זיהוי תבנית של שימוש נפוץ בספקים "חד-פעמיים".
ניטור פעילויות רכש:
- זיהוי תשלומים בסכומים גדולים ללא תיעוד מתאים.
- זיהוי תשלומים מצטברים של 2 תנועות או יותר, ע"י אותו עובד לאותו הספק, החורגים מאחוז מוגדר מהמורשה.
- זיהוי תמלוגים או עמלות מכירה בכמויות חריגות או תזמונים חריגים.
- זיהוי ספק המופיעים בתנועה אחת בלבד.
- זיהוי תשלומים חריגים שבוצעו תוך כדי עקיפה ידנית של המערכת.
- זיהוי הזמנות רכש אשר הסכום לתשלום להזמנה גבוה מסכום פרטי ההזמנה.
- זיהוי חשבוניות אשר סכום התקבול גבוה מסכום פרטי החשבונית.
ניטור "רשימות שחורות":
- זיהוי הוצאות כאשר שם הספק או נציג הספק דומה או זהה לשמות המוגדרים ברשימה שחורה.
ניטור הוצאות:
- זיהוי תרומות או הוצאות "בידור" לארגונים עם קשרים ממשלתיים.
- זיהוי מתנות מרובות לאדם בודד.
- זיהוי שימוש בכרטיסי נסיעה/טיול/הוצאות לא מאושרים.
- זיהוי חריגות של אי הפרדת תפקידים (קריא: מגיש הבקשה הוא גם מאשר הבקשה).
ניטור ספר ראשי:
- זיהוי תנועות יומן חשודות או לא תקינות לחשבונות זמניים.
- זיהוי תשלומים שנעשו תוך כדי עקיפה ידנית של המערכת, כגון הזנה ידנית של תנועות ליומן.
- זיהוי תנועות יומן בשעות חריגות.
- זיהוי שינויים בחשבונות שלא פעילים מעל לזמן מוגדר.
ניטור פעילויות צד שלישי:
- ניטור פעולות חשודות של צד שלישי, כגון שימוש של ספקים מאושרים בשירותיהם של ספקים לא מאושרים.
- שימוש במייצגים (עורך דין, רואה חשבון, סוכן, עמיל מכס, יועץ) ללא כל יחסים מוקדמים.
- זיהוי של תשלומים המוגדרים כהוצאות ממשלה.
ניטור תנועות בעלות סיכון גבוה והתאמת מילות מפתח:
- זיהוי תיאורים חסרים או מילות מפתח חשודות בתנועות תשלום (כגון: "מתנה", "שירות חינם", "יעוץ" וכו').
- זיהוי מילות מפתח או רמיזות חשודות בשפות זרות.
- זיהוי פעילויות עם ספקים או ישויות מאזורים המוגדרים בסיכון גבוה.
- זיהוי תנועות כסף בסכומים גדולים או במספר תנועות חריג.
- זיהוי תשלומים שבוצעו מחשבונות בנק מחוץ למדינה או שנשלחו אל מחוץ למדינות שאיתן מתקיימת פעילות עסקית.
- זיהוי עובדים בעלי מספר מוגדר של הוצאות בערכים שווים בתוך תקופה מוגדרת.